Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : une formalité obligatoire avant toute embauche par Century 21 Sud Conseils Partners Perpignan

Quels salariés sont concernés ?

La DPAE est obligatoire pour tous les salariés, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sa durée ou leur lieu d’activité.

Sont notamment concernés :

• les salariés en CDI ;
• les salariés en CDD, y compris les contrats d’extra, saisonniers ou de remplacement ;
• les apprentis ;
• les salariés en contrat de professionnalisation ;
• les bénéficiaires d’un contrat unique d’insertion (CUI).

En revanche, les stagiaires ne sont pas concernés, puisqu’ils ne sont pas liés à l’entreprise par un contrat de travail.

Chaque nouvelle embauche nécessite une nouvelle DPAE. Ainsi, un salarié recruté plusieurs fois en qualité d’extra doit faire l’objet d’une déclaration avant chaque contrat.

Les employeurs utilisant le Titre emploi service entreprise (TESE) sont dispensés d’effectuer une DPAE, cette formalité étant intégrée au dispositif.

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE regroupe plusieurs formalités administratives en une seule déclaration adressée à l’Urssaf.

Elle permet notamment :

• l’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale, lorsqu’elle est nécessaire ;
• l’immatriculation du salarié auprès de l’Assurance maladie ;
• l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
• la demande d’adhésion au service de prévention et de santé au travail ;
• l’organisation de la visite d’information et de prévention ou, lorsque cela est requis, de l’examen médical d’aptitude.

Une déclaration incomplète ou erronée peut retarder l’ouverture des droits sociaux du salarié et exposer l’employeur à des sanctions.

Quand effectuer la déclaration ?

La DPAE doit être transmise avant toute prise de poste.

Elle peut être effectuée :

• au plus tôt huit jours avant l’embauche ;
• au plus tard immédiatement avant le début effectif de l’activité du salarié.

Comment transmettre la DPAE ?

La déclaration doit, en principe, être réalisée par voie électronique.

L’employeur peut effectuer cette formalité :

• sur le portail Net-entreprises, par saisie en ligne ou dépôt d’un fichier issu de son logiciel de paie ;
• sur le site de l’Urssaf lorsqu’il s’agit de l’embauche de son premier salarié.

Les entreprises ayant effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente sont tenues d’utiliser exclusivement la voie dématérialisée.

Le non-respect de cette obligation entraîne une pénalité égale à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par déclaration concernée.

Les employeurs qui ne sont pas soumis à cette obligation peuvent encore adresser leur DPAE par lettre recommandée avec avis de réception au moyen du formulaire Cerfa prévu à cet effet.

Depuis le 1er juillet 2022, la DPAE ne peut plus être transmise par courrier électronique.

Quels documents remettre au salarié ?

Au moment de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié :

• une copie de la DPAE ;
• ou une copie de l’accusé de réception délivré par l’Urssaf.

Cette obligation est toutefois réputée remplie lorsque le salarié reçoit un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.

Le salarié peut-il vérifier que la DPAE a bien été effectuée ?

Oui. Tout salarié peut demander aux services compétents chargés de la lutte contre le travail dissimulé (Urssaf, inspection du travail…) de vérifier si son employeur a bien effectué la déclaration préalable à l’embauche.

La demande doit être formulée par écrit et comporter notamment :

• l’identité du salarié ;
• son numéro de Sécurité sociale ;
• son adresse ;
• la date d’embauche et la période concernée.

L’administration dispose d’un délai de 30 jours pour répondre et préciser :

• si une DPAE a été effectuée ;
• la date et l’heure de la déclaration ;
• l’identité de l’employeur ayant procédé à cette formalité.

Quelles sanctions en cas d’absence de DPAE ?

Le défaut de déclaration préalable à l’embauche peut entraîner plusieurs types de sanctions.

Sanctions civiles

L’Urssaf peut procéder au redressement des cotisations et contributions sociales qui auraient dû être versées.

Sanctions administratives

L’employeur encourt une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 266 € en 2025.

Sanctions pénales

Lorsque l’absence de DPAE est intentionnelle, elle constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Les peines encourues sont les suivantes :

• pour une personne physique : jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement ;
• pour une personne morale : jusqu’à 225 000 € d’amende, auxquelles peuvent s’ajouter plusieurs peines complémentaires prévues par le Code pénal.

La DPAE constitue donc une formalité essentielle. Au-delà de son caractère obligatoire, elle garantit au salarié l’ouverture de ses droits sociaux dès son embauche et protège l’employeur contre le risque de sanctions liées au travail dissimulé