Logiciels de caisse : quelles sont les obligations des commerçants ?

Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels utilisant un logiciel ou un système de caisse doivent s’assurer que celui-ci répond à des exigences strictes en matière d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. L’objectif est de lutter contre la fraude à la TVA en empêchant la suppression ou la modification des recettes enregistrées.

Cette obligation, issue de l’article 88 de la loi de finances pour 2016, interdit l’utilisation de logiciels de caisse dits « permissifs », c’est-à-dire permettant de dissimuler une partie des encaissements. En revanche, les logiciels de comptabilité ou de gestion dépourvus de fonction d’encaissement ne sont pas concernés.

Quels professionnels sont concernés ?

Sont soumis à cette obligation tous les professionnels, personnes physiques ou morales, assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, y compris lorsqu’il est accessible en ligne.

En revanche, les entreprises qui réalisent exclusivement des opérations entre professionnels (B to B) ne sont pas concernées, ces ventes donnant obligatoirement lieu à une facturation.

Les professionnels qui travaillent à la fois avec des particuliers et des entreprises restent soumis au dispositif. Le fait d’établir volontairement une facture à un particulier ne dispense pas de l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse conforme.

Quels logiciels sont visés ?

L’administration fiscale considère comme logiciel ou système de caisse tout système informatique permettant d’enregistrer les paiements reçus en contrepartie d’une vente de biens ou d’une prestation de services, sans générer automatiquement une écriture comptable.

Sont concernés tous les modes de règlement :

• espèces ;
• chèques ;
• cartes bancaires ;
• virements ;
• prélèvements ;
• paiements en ligne.

Les logiciels multifonctions (gestion, comptabilité et caisse) sont également concernés, mais seule la fonction d’encaissement doit respecter les exigences réglementaires.

En revanche, un logiciel qui enregistre automatiquement chaque paiement en comptabilité, sans intervention de l’utilisateur, n’entre pas dans le champ de cette réglementation.

Quelles données doivent être sécurisées ?

Toutes les données relatives à une transaction doivent être conservées afin d’assurer leur traçabilité.

Il s’agit notamment :

• du numéro du justificatif (ticket, facture, note…) ;
• de la date et de l’heure de l’opération ;
• du numéro de caisse ;
• du montant TTC ;
• du détail des produits ou prestations vendus ;
• du taux de TVA applicable ;
• du mode de paiement ;
• des corrections ou modifications apportées après l’enregistrement.

Les données d’archivage ainsi que les opérations réalisées dans un environnement de test (« mode école » ou « mode test ») sont également concernées.

Comment prouver la conformité du logiciel ?

En cas de contrôle, le professionnel doit être en mesure de présenter un justificatif démontrant que son logiciel respecte les exigences légales.

Deux modes de preuve sont admis :

• un certificat de conformité délivré par un organisme certificateur accrédité ;
• une attestation individuelle de conformité délivrée par l’éditeur du logiciel.

La présentation de l’un ou l’autre de ces documents est suffisante.

Le certificat de conformité

Deux organismes sont habilités à certifier les logiciels de caisse :

• Afnor Certification, dans le cadre du référentiel NF525 ;
• le Laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE).

L’attestation de conformité

L’éditeur peut également remettre une attestation conforme au modèle fixé par l’administration fiscale. Elle est généralement fournie lors de l’achat ou du téléchargement du logiciel.

Après plusieurs évolutions législatives, la loi de finances pour 2026 a rétabli la possibilité pour les éditeurs de délivrer une attestation individuelle de conformité (auto-certification). Cette faculté avait été supprimée par la loi de finances pour 2025 avant que son entrée en vigueur ne soit reportée à plusieurs reprises.

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

En cas de contrôle, l’absence de certificat ou d’attestation de conformité expose le professionnel à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse.

Toutefois, si le commerçant produit le justificatif demandé dans un délai de 30 jours, l’amende n’est pas appliquée.

En revanche, si le logiciel n’est pas conforme, le professionnel devra :

• s’acquitter de l’amende de 7 500 € ;
• remplacer son système de caisse par un logiciel conforme dans un délai de 60 jours.

À défaut de mise en conformité dans ce délai, une nouvelle amende de 7 500 € pourra être prononcée.

Avant d’acquérir un logiciel de caisse, il est donc indispensable de vérifier que l’éditeur est en mesure de fournir un certificat ou une attestation de conformité. Cette précaution permet d’éviter tout risque de sanction lors d’un contrôle fiscal.